Ettevõtlus- ja tehnoloogiaüritused näevad täna väga erinevalt välja kui mõni aasta tagasi. See, mis enne oli suhteliselt lihtne isiklik kohtumine, on muutunud täielikult arendatud mitmekanaliseks kogemuseks.
Nüüd toimub lihtsalt väga palju asju. Te haldate registreerimist, viite läbi turunduskampaaniaid, juhete elusündmuste osalemist, jälgite andmeid ja tegelete ürituse järel tagasisidega. Palju on mida üheaegselt korraldada.
Sellepärast astuvad ürituste haldamise lahendused sisse.
Hea platvorm võib teie elu palju lihtsamaks muuta. See aitab teil automaatselt täita igapäevaseid ülesandeid, luua osalejatele paremat kogemust ja tegelikult mõista, mis töötab. Kuid vale tööriista valimisel ootate madalat osalemist, kaotatud võimalusi ja palju rohkem manuaalset tööd, kui te olite plaaninud.
Olgugi et ausalt öelda, valik ei ole lihtne. Olemas on sadu platvorme, kõik väidavad, et nad teevad seda paremini kui teised.
Kuidas siis välja selgitada, milline neist sobib teie üritusele?
Selles juhendis selgitame seda lihtsas keeles. Me räägime sellest, mida tuleb otsida, millised funktsioonid tegelikult loevad ja kuidas valida platvorm, mis sobib teie eesmärkidele ilma asjade üleliialiku keerukusega.
Miks on ürituste platvormid täna tähtsamad kui kunagi varem
Kui te veel mõtlete üritusi ühekordsete tegevustena, on aeg sellest mõttest loobuda.
Tänapäeval on üritused ettevõtete põhiosa, kuidas nad genereerivad müügijuhte, ehitavad suhteid ja edendavad kasvu – eriti tehnoloogia- ja ettevõtlusvaldkonnas. Ja ootused on nüüd palju kõrgemad.
Inimesed ei ilmu enam lihtsalt üritusele. Nad ootavad sujuvat registreerimist, personaliseeritud suhtlust, interaktiivseid seansse ja reaalset võimalust omavahel ühendust leida. Kui see kogemus on ebakindel või keeruline, lahkuvad nad kiiresti.
Taustaprogrammis on asjad muutunud sama palju.
Ürituste tiimidel oodatakse nüüd:
- Osalejate käitumise jälgimist
- Osalemise reaalajas mõõtmist
- Tulemuslikkuse (ROI) tõendamist huvipartnritele
- Ürituse andmete integreerimist turundus- ja müügi tööriistadesse
Kõiki neid asju manuaalselt hallata (või üksteisest eraldatud tööriistades) ei ole enam võimalik.
Sellepärast on parima ürituste haldamise platvormi kasutamine muutunud oluliseks. Need koguvad kõik ühte kohasse – alates registreerimisest ja meilidest kuni osalemiseni ja analüütikani – nii et te ei pea pidevalt vahelduma tööriistade vahel ega andmete jälitama.
Olulisem on see, et need aitavad teil korraldada paremaid üritusi.
Selle asemel, et arvata, mis töötas, saate tegelikke andmeid. Selle asemel, et pakkuda üldist kogemust, saate personaliseerida suhtlemist. Ja selle asemel, et ürituse järel kiirustada, on teil juba valmis tegevuskäigud.
Lühidalt öeldes ei aita õige platvorm lihtsalt üritusi korraldada – see aitab teil korraldada paremaid üritusi.
Määrake oma ürituse eesmärgid esimesena
Enne kui hakata üleplatvormide võrdlemist, tehke samm tagasi.
Mida te tegelikult oma üritusega saavutada soovite?
See kõlab ilmselgelt, kuid just siin eksivad enamik inimesi. Nad hüppavad otse funktsioonide ja demoürituste juurde ilma selgelt defineeritud eesmärkidega. Ja see viib tavaliselt selleni, et valida tööriist, mis hea välja näeb, kuid mis tegelikult ei sobi.
Alustage alustest.
Kas teie eesmärk on:
- Müügijuhtide genereerimine?
- Brändi tuntuse tõstmine?
- Sisemise ettevõtteürituse korraldamine?
- Toote lanseerimine?
Igal neist vajab väga erinevat seadistust.
Näiteks:
- Kui teie eesmärk on müügijuhtide genereerimine, vajate tugevaid registreerimisvoo, CRM-integratsiooni ja üksikasjalikke analüüse.
- Kui eesmärk on brändi tuntuse tõstmine, siis on tähtsamad osalemise tööriistad, sisu jagamine ja ulatus.
- Kui tegu on sisemise üritusega, peaksid prioriteediks olema kasutajalihtsus ja koostöö funktsioonid.
Järgmisena mõelge oma ürituse formaadile.
Kas see on:
- Täiesti virtuaalne
- Hübriid
- Isiklik üritus tehnoloogiaga tugevdatud kogemustega
Mitte iga platvorm ei toeta kõiki formaate ühesuguselt hästi. Mõned on loodud eriti virtuaalsete ürituste jaoks, teised aga suuremate isiklike konverentside haldamiseks.
Siis kaaluge oma publikut. Kas te sihibete:
- Suurte ettevõtete otsustajaid
- Arendajaid või tehnilisi kasutajaid
- Üldist äripublikut
Erinevad publikud ootavad erinevaid kogemusi. Näiteks võib arendajatele orienteeritud üritus vajada sügavamat kohandamist, integratsioone või võrgustumisfunktsioone.
Kui soovite kõike lihtsaks hoida, küsige endalt:
- Mis tähendab selle ürituse jaoks edu?
- Mida andmeid ma lõpus vajan?
- Mida osalejad oma kogemusest ootavad?
Kui teil on selged vastused, muutub platvormi valimine palju lihtsamaks. Te ei jää enam jahima funktsioonide järel, vaid sobitate tööriistu oma eesmärkidega.
Peamised funktsioonid, mida otsida ürituste haldamise platvormilt
Kui teie eesmärgid on selged, on järgmiseks samm mõista, millised funktsioonid tegelikult loevad.
Siin võib asjad segaseks muutuda. Enamik platvorme pakub pikkade funktsiooninimekirjade, ja on lihtne segadusse sattuda asjadesse, mida te võib-olla kunagi ei kasuta.
Selle asemel, et proovida kõike hindada, keskenduge funktsioonidele, mis toetavad otseselt teie eesmärke.
Need on tavaliselt funktsioonid, mis teevad suurimat erinevust:
1. Registreerimine ja piletimine
See on teie esimene kontakt osalejatega, seepärast peab see olema sujuv. Otsige platvorme, mis pakuvad:
- Kohandatavaid registreerimisvorme
- Lihtsat maksetöötlust (kui see on asjakohane)
- Automaatseid kinnitusteid ja meenutusi
Kõhkluslik registreerimiskogemus on üks kiireimaid viise potentsiaalsete osalejate kaotamiseks.
2. Suhtlus- ja turundustööriistad
Teie üritus ei alga ürituse päeval. See algab hetkest, kui te hakkate seda promootima. Hea platvorm peaks teid aidates:
- Saata sihitud meilikampaaniaid
- Segmenteerida oma publikut
- Automaatselt jälgida tagasisidet
Lisapluss, kui see integreerub teie olemasolevatesse turundustööriistadesse.
3. Osalemise funktsioonid
See on see, mis muudab passiivse publiku aktiivseks. Sõltuvalt teie ürituse tüübist otsige:
- Elus küsitlusi ja küsimustikke
- Chati ja võrgustumistööriistu
- Seansside tagasisidet ja küsitlusi
Eriti tehnoloogiaüritustel on osalemine sageli erinevus unustatavate ja väärtuslike ürituste vahel.
4. Analüütika ja aruanded
Kui te seda ei saa mõõta, ei saa te seda ka parandada. Veenduge, et platvorm pakub teile:
- Reaalajas osalejate andmeid
- Osalemise mõõdikuid
- Ürituse järel aruandeid
See on kriitiliselt tähtis tulemuslikkuse (ROI) tõendamiseks ja tulevaste ürituste planeerimiseks.
5. Integratsioonid
Teie ürituste platvorm ei tohiks eksisteerida isolatsioonis. Otsige integratsioone:
- Kliendihalduse süsteemidega (CRM)
- Turundusautomaatikatööriistadega
- Veebikonverentsi või streamingplatvormidega
Eesmärk on vältida manuaalseid andmete ülekandeid ja hoida kõik ühendatuna.
6. Kasutajaliides (nii teile kui ka teie osalejatele)
Seda unustatakse sageli. Platvormil võib olla suurepärased funktsioonid, kuid kui see on kasutamiseks raske, aeglustab see teid.
Küsimustage endalt:
- Kas kasutajaliides on intuitiivne?
- Kas teie tiim saab seda kiiresti õppida?
- Kas osalejad leiavad navigeerimise lihtsaks?
Lihtne ja usaldusväärne platvorm on sageli parem kui võimas, kuid keeruline.
Tavalised vead, millest tuleb hoiduda
Isegi õige kontrollloendiga on lihtne teha vale valik. Siin on mõned püüdmispaigad, millele tuleb tähelepanu pöörata:
- Funktsioonide põhjal valimine: Rohkem funktsioone ei tähenda alati paremaid tulemusi. Kui poole funktsioonidest ei kasutata, maksate lihtsalt keerukuse eest.
- Skaalamatuse ignoreerimine: Mõelge oma praeguse üritusest kaugemale. Kas see platvorm töötab ikka, kui teie üritused suurenevad suuruses või sageduses?
- Toega ja usaldusväärsuse eiramine: Kui midagi läheb elus üritusel valesti, on toetus väga oluline. Veenduge, et platvorm pakub usaldusväärset klienditoe.
- Testimata otsustamine: Kui võimalik, proovige alati demo või katseüritust. See, mis näeb hea välja müügikõnes, ei pruugi alati töötada reaalmaailmas.
Kuidas tegelikult teha lõplik otsus
Mõnel hetkel on teil tõenäoliselt lühendatud nimekiri 2–3 platvormist, mis kõik näevad head välja. Siin tuleb olla praktiline.
Alustage iga platvormi vastavuse kaardistamisega teie eesmärkidega:
- Mis neist toetab teie peamist eesmärki kõige paremini?
- Mis neist sobib teie ürituse formaadile kõige loomulikumalt?
- Mis neist on teie tiimil tegelikult tõhusalt kasutatav?
Kui võimalik, kaasake oma tiim otsusesse. Inimesed, kes üritust päriselt korraldavad, peaksid tööriista suhtes tunnema end mugavalt.
Te saate ka luua lihtsa võrdlustabeli oma peamiste nõutavate funktsioonidega ja vaadata, kuidas iga platvorm neid täidab.
Kui te ikka pole kindel, valige see, mille rakendamine ja haldamine tundub kõige lihtsam. Täideviimine loeb rohkem kui potentsiaal.
Kokkuvõte
Ürituste haldamise platvormi valimine ei ole „parima“ tööriista leidmine üldiselt. See on teie konkreetse ürituse, teie tiimi ja teie eesmärkide jaoks õige tööriista leidmine.
Kui te alustate selgusega sellest, mida te soovite saavutada ja mida teie osalejad vajavad, muutub otsus palju lihtsamaks.
Keskenduge sellele, mis tegelikult loeb, vältige tarbetut keerukust ja pange kasutajaliidese lihtsus eelistatavaimate funktsioonide ees. Sest lõppkokkuvõttes on platvorm lihtsalt tööriist. See, mis ürituse edu tegelikult tagab, on see, kui hästi te seda kasutate.
