MANILLE, Philippines – La conformité fiscale de fin d'année est souvent perçue comme une obligation routinière, mais pour les entreprises et les contribuables individuels, elle joue un rôle crucial pour garantir des déclarations précises, éviter les pénalités et minimiser les risques d'audit. Alors que 2025 touche à sa fin, les contribuables sont encouragés à examiner leurs dossiers tôt et à se préparer aux exigences clés prévues pour le premier trimestre 2026.

Pourquoi la conformité fiscale de fin d'année est-elle importante ?

La conformité de fin d'année va au-delà du simple dépôt des déclarations fiscales. Elle implique le rapprochement des revenus, des dépenses, de la paie et des impôts retenus tout au long de l'année pour s'assurer que tous les chiffres sont exacts et cohérents. Le traitement de ces tâches avant la fin de l'année permet de réduire le risque de pénalités, prévient les écarts susceptibles de déclencher des audits et facilite considérablement la préparation des déclarations de revenus annuelles.

Principales obligations en matière de paie et de retenue à retenir

Les employeurs et les contribuables doivent accorder une attention particulière aux exigences annuelles en matière de paie et de retenue, notamment la soumission des listes alphabétiques et des certificats aux employés et au Bureau des Revenus Internes (BIR).

Les employés doivent recevoir leur formulaire BIR 2316, ou certificat de paiement de rémunération et d'impôt retenu, au plus tard le 31 janvier 2026. Les employeurs, quant à eux, sont tenus de soumettre des copies du formulaire 2316 au BIR ou à leur bureau de district des revenus respectif avant le 28 février 2026.

Le formulaire BIR 1604-C, qui résume les impôts retenus sur la rémunération ainsi que la liste alphabétique des employés, est dû le 31 janvier 2026. Pour les paiements tels que les honoraires professionnels et les loyers, ceux-ci sont généralement soumis aux retenues fiscales élargies (EWT) plutôt qu'à la retenue fiscale finale (FWT), et doivent être déclarés via le formulaire BIR 1604-F, également dû le 31 janvier 2026. Pendant ce temps, le formulaire BIR 1604-E, couvrant les retenues fiscales créditables ou élargies et accompagné de la liste alphabétique des bénéficiaires, est dû le 1er mars 2026.

Il est essentiel que les registres de paie, les déclarations de retenue à la source et les listes alphabétiques soient entièrement rapprochés. Tout écart entre les montants déclarés et les impôts effectivement versés au cours de l'année peut entraîner des pénalités ou des cotisations.

Livres de comptes : une exigence de fin d'année

Des livres de comptes correctement tenus restent une pierre angulaire de la conformité fiscale. Qu'ils soient manuels, à feuilles mobiles ou informatisés, les livres doivent être complets et à jour. Ces registres soutiennent les chiffres déclarés dans les déclarations fiscales et aident à éviter les problèmes si le BIR examine ou audite les dépôts d'un contribuable.

Autres préparations de fin d'année que les contribuables ne doivent pas négliger

Outre la paie et les livres, les entreprises doivent préparer une liste d'inventaire annuelle, en particulier si elles détiennent des stocks ou des marchandises, et la rapprocher de leurs registres comptables. Les calendriers des ventes, des achats et des retenues doivent être examinés pour garantir leur exactitude, tandis que les documents justificatifs — tels que les reçus, les factures et les certificats de retenue — doivent être correctement organisés et facilement accessibles.

Les données de paie, y compris le 13e mois de salaire et autres avantages, doivent également être vérifiées par rapport à ce qui a été déclaré dans les formulaires 2316 et 1604-C pour garantir la cohérence de tous les dépôts.

Exigences de conformité locale

La conformité fiscale ne s'arrête pas aux impôts nationaux. Les entreprises sont également tenues de renouveler les permis locaux, de payer les taxes commerciales locales et de soumettre des rapports municipaux ou urbains, qui sont généralement dus en janvier 2026. Le non-respect de ces exigences locales peut entraîner des pénalités ou des retards dans les opérations commerciales.

Préparation de la déclaration de revenus annuelle

L'accomplissement précoce des tâches de conformité de fin d'année jette les bases de déclarations de revenus annuelles précises. Les contribuables dont l'exercice correspond à l'année civile déposent généralement leurs déclarations annuelles et leurs états financiers audités avant le 15 avril 2026. Une préparation adéquate minimise le stress de dernière minute, les ajustements comptables, réduit les erreurs et diminue le risque de pénalités ou d'amendements.

Conseils pour faciliter la conformité de fin d'année

Il est conseillé aux contribuables de rapprocher les livres, les registres de paie et les listes alphabétiques avant la fin de l'année. Garder tous les documents justificatifs bien organisés et faciles à récupérer peut faire gagner du temps pendant la période de dépôt. La recherche de conseils professionnels peut également aider à identifier rapidement les lacunes ou les écarts, permettant de résoudre les problèmes avant l'approche des dates limites.

En matière de conformité fiscale, la préparation n'est pas seulement une bonne pratique, c'est une protection contre les risques et les coûts inutiles. – Rappler.com

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