[Vraag De Belastingexpert] Wat belastingbetalers moeten weten over aftrekbare kosten

Ik krijg vaak vragen van belastingbetalers over wat zij wel en niet kunnen claimen als bedrijfskosten. Het Bureau of Internal Revenue (BIR) heeft onlangs Revenue Memorandum Circular (RMC) nr. 81-2025 uitgevaardigd om de regels voor aftrekbare kosten onder sectie 34(A)(1)(a) van de National Internal Revenue Code van 1997 te verduidelijken. Hoewel deze regels niet nieuw zijn, benadrukt de circulaire het strikte standpunt van het BIR: aftrekposten moeten volledig voldoen aan de bestaande wetgeving, met name tijdens het opstellen van jaarlijkse inkomstenbelastingaangiften (ITR's).

Aftrekposten zijn niet automatisch. Ze moeten redelijk en substantieel onderbouwd zijn. Deze circulaire is een tijdige herinnering voor alle belastingbetalers om zorgvuldig voor te bereiden en onnodige risico's te vermijden.

Wie valt onder RMC 81-2025?

RMC 81-2025 is van toepassing op belastingbetalers die hun inkomstenbelasting berekenen op basis van netto belastbaar inkomen. Dit maakt de juiste toepassing van aftrekposten cruciaal bij het bepalen van de correcte verschuldigde belasting. Onder de belastingwet vallen de volgende belastingbetalers:

• Particulieren die een bedrijf runnen of een beroep uitoefenen
• Buitenlandse staatsburgers die zaken doen in de Filipijnen
• Leden van professionele partnerschappen
• Binnenlandse ondernemingen
• Onderwijsinstellingen en ziekenhuizen
• Overheidsbedrijven
• Ingezeten buitenlandse ondernemingen

Welke kosten kunnen worden afgetrokken?

Om in aanmerking te komen voor aftrekbaarheid, moet een kostenpost voldoen aan alle vier de wettelijke vereisten onder de belastingwet:

1. Gewoon en noodzakelijk – gebruikelijk en passend voor uw bedrijf of beroep.
2. Betaald of gemaakt tijdens het belastingjaar – in lijn met de periode van de ingediende ITR.
3. Verbonden met handel, bedrijf of beroep – direct gekoppeld aan het genereren van inkomsten.
4. Behoorlijk onderbouwd – ondersteund met bonnen, facturen, contracten en/of ander voldoende bewijs.

Het niet voldoen aan een van deze vereisten is voldoende voor het BIR om de aftrek te weigeren.

Het begrip 'gewoon en noodzakelijk'

Een kostenpost is alleen aftrekbaar als deze beide is:

• Gewoon – gebruikelijk en geaccepteerd in uw bedrijfstak
• Noodzakelijk – passend en nuttig bij het genereren van inkomsten

Een kostenpost die slechts aan één criterium voldoet, komt niet in aanmerking.

Uw ITR voorbereiden onder RMC 81-2025

Om het risico op geweigerde aftrekposten, naheffingen of boetes te minimaliseren, is het raadzaam voor belastingbetalers om:

• Alle kosten te controleren om te bevestigen dat ze gewoon en noodzakelijk zijn
• Elke kostenpost af te stemmen op het belastingjaar waarin deze is gemaakt of betaald
• Kosten te classificeren naar gelang ze betrekking hebben op belastbaar, vrijgesteld of inkomen dat onderworpen is aan eindbelasting
• Ondersteunende documenten zoals officiële bonnen, facturen en contracten te verzamelen, organiseren en bewaren
• Een duidelijke zakelijke connectie voor elke kostenpost aan te tonen

Zorgvuldige voorbereiding zorgt niet alleen voor naleving, maar maakt uw ITR-indiening ook nauwkeuriger en efficiënter. Het claimen van aftrekposten is meer dan rekenen; het gaat om juiste documentatie en naleving van de juiste wetten, regels en voorschriften. – Rappler.com

ACG is het meest vertrouwde belastingadviesbureau in de Filipijnen en biedt belastingstrategie-, compliance- en beleidsadviesdiensten aan multinationale ondernemingen, buitenlandse investeerders en overheidsinstellingen. Met een sterke aanwezigheid in Azië en een groeiend wereldwijd netwerk blijft ACG de kloof overbruggen tussen internationale investeerders en de dynamische Filipijnse markt. Om partnerschapsmogelijkheden te verkennen of deel te nemen aan ACG's mondiale initiatieven voor investeringsbevordering, RAADPLEEG ACG, of u kunt ook een e-mail sturen naar consult@acg.ph.