A CEO que prometeu 'despedir quem não usar IA' admite que a tecnologia não consegue substituir a sua assistente executiva à medida que a função evolui.

Com os seus números já em declínio, os secretários e assistentes administrativos enfrentam outra ameaça crescente: ferramentas de inteligência artificial como o ChatGPT e o Claude, que podem realizar aspetos da sua carga de trabalho com um simples toque.

Os dados de projeção de emprego oferecem uma perspetiva sombria para esta profissão dominada por mulheres, que pode ser particularmente vulnerável ao deslocamento de empregos induzido pela IA em comparação com a força de trabalho em geral. Mas alguns assistentes estão a abraçar a tecnologia — e até a usá-la como uma ferramenta para progredir.

Deanna Danger, de 43 anos, trabalha numa função administrativa desde 2003. Afirma que adaptar-se e manter-se à frente da curva é uma parte fundamental do seu papel em constante mudança, e a IA não é exceção.

"Tudo o que temos de fazer é evoluir", diz ela.

Danger começou a usar a IA profissionalmente em 2022, aprendendo através da experimentação e colaboração com outros assistentes. Hoje, já não tira notas durante as reuniões — configurou o Copilot e o ChatGPT para o fazer por ela. Isso libertou-a para "participar efetivamente nas reuniões, e não apenas preocupar-me em garantir que escrevia tudo o que era dito", diz Danger, assistente executiva do chief information officer na Universidade de Vanderbilt. "Honestamente, o que costumava levar-me horas, agora faço em menos de cinco minutos."

Como — e em que medida — a IA poderá remodelar a sua profissão ainda está por ver, mas os empregos para assistentes administrativos e secretários têm diminuído há décadas. Em 2004, cerca de 3,5 milhões de pessoas trabalhavam nesta função — quase 97% delas mulheres, de acordo com os dados do Current Population Survey. Vinte anos depois, esse número caiu para 2,1 milhões — apesar do crescimento geral da força de trabalho no mesmo período. E, exceto para os secretários médicos e assistentes administrativos — uma categoria que se prevê crescer 4% até 2034 graças ao crescimento da indústria da saúde — os economistas do U.S. Bureau of Labor Statistics preveem um declínio contínuo na profissão.

A taxa de desemprego para os trabalhadores de apoio administrativo e de escritório — uma categoria mais ampla que também inclui escriturários de contabilidade, trabalhadores dos serviços postais e outros — subiu para 4%, comparado com 3,6% em junho do ano passado, de acordo com os dados do Departamento do Trabalho divulgados na quinta-feira, embora esse nível permaneça inferior à taxa de desemprego global.

"A história geral nas ocupações de escritório e administrativas, do ponto de vista das projeções para os últimos vários ciclos, tem sido a de tecnologias que aumentam a produtividade, limitando a procura de emprego", disse Emily Rolen, economista-chefe da divisão de projeções de emprego no BLS. Os avanços tecnológicos — processamento de texto, transcrição de voz para texto, ferramentas e aplicações de agendamento — transformaram cada um deles os deveres dos profissionais administrativos e contribuíram para o declínio geral.

Os trabalhadores administrativos e de escritório podem estar mais expostos ao deslocamento de empregos induzido pela IA do que outros profissionais porque "lhes falta capacidade de adaptação devido a poupanças limitadas, idade avançada, escassas oportunidades locais e/ou conjuntos de competências restritos", de acordo com um relatório da Brookings Institution publicado em janeiro. Cerca de 86% destes 6 milhões de trabalhadores são mulheres.

Com efeito, há mais secretários e assistentes administrativos com 55 anos ou mais em comparação com a força de trabalho em geral (34% contra 23%), o salário mediano é inferior ao de todos os trabalhadores nos EUA (47.460 dólares contra 49.500 dólares), e o diploma do ensino secundário é suficiente para muitas funções de nível inicial.

Mas o que os dados do trabalho não captam — conforme notado pelo relatório da Brookings — é a capacidade de um indivíduo navegar num ambiente em mudança, incluindo assistentes administrativos como Danger, que afirmam "ser muito mais capazes do que as pessoas pensam".

Danger organiza um café virtual quinzenal para colegas através da American Society of Administrative Professionals, um grupo profissional que afirma servir cerca de 132.000 membros. Os participantes numa sessão em maio partilharam os seus casos de uso de IA: criar folhetos, procurar restaurantes para eventos executivos, criar legendas para contas de redes sociais da empresa, redigir linguagem de procedimentos operacionais padrão, entre outros.

Mas, apesar do ambiente geral de entusiasmo, alguns participantes levantaram preocupações, incluindo a segurança de dados e a falta de regulamentação da IA. Outros sublinharam que a IA não pode, e não irá, substituir a inteligência emocional e as competências de construção de relacionamentos que são marcas distintivas de um assistente de sucesso.

Fiona Young, fundadora da Carve, uma empresa focada na formação de assistentes executivos em IA, diz ter assistido a "uma mudança massiva na procura" pelos seus serviços desde 2023. Young, ela própria uma antiga assistente executiva, afirma ter ministrado formação em IA a profissionais administrativos a nível global, incluindo na Google, Amazon, Uber, Salesforce e LinkedIn. Na sua experiência, os empregadores querem que os funcionários sejam capazes de alavancar a IA — "não apenas compreendê-la superficialmente, mas usá-la genuinamente como parte integrante de como as pessoas trabalham todos os dias", diz.

Oana Manolache adota uma posição ainda mais firme. A fundadora e CEO da Sequel.io, uma plataforma que permite às empresas organizar webinars nos seus próprios sites, escreveu numa publicação no LinkedIn no ano passado: "Despedirei qualquer pessoa que não use IA."

Mas até Manolache diz que a IA não poderia substituir a sua assistente executiva, Stephanie Martinez.

Manolache diz que Martinez usa a IA para "libertar-se" de tarefas como tirar notas e preparar reuniões, para se focar no "trabalho humano" de construir a conectividade da equipa, tomar decisões, compreender as relações dos executivos com as partes interessadas e comunicar adequadamente.

Talvez a IA possa suplantar o assistente "tradicional", mas "não substitui o que um assistente executivo faz agora, à medida que o papel evoluiu", diz Manolache.

Martinez trabalha remotamente a partir de El Salvador através da Viva Talent, que — noutro exemplo do panorama em mudança para esta função — forma e coloca assistentes da América Latina e do Sul principalmente em empresas de tecnologia sediadas nos EUA.

"As pessoas que querem verdadeiramente ter sucesso nesta função têm uma oportunidade massiva", diz Manolache. "Esta pessoa tem acesso a informações em toda a organização."

Por exemplo, quando a empresa pretendia impulsionar mais avaliações de clientes numa plataforma de revisão de software, Martinez, que gere a maioria das faturas e cobranças, abordou o problema de forma inovadora. Alavancou a IA para filtrar todas as comunicações com clientes, identificar bons candidatos para avaliações e redigir e-mails de contacto. Sem a IA, "ter-lhe-ia levado muito tempo para fazer isto", diz Manolache, acrescentando que também libertou Martinez para "pensar de forma criativa".

Essa liberdade para implementar estrategicamente a IA é tão importante quanto a educação e a formação, uma vez que muitos assistentes estão interessados em adotar a IA, mas não têm capacidade para a incorporar, diz Melissa Peoples, coach de assistentes executivos sediada em Austin, Texas, e antiga assistente executiva da alta direção.

A dinâmica de género complica esse desafio numa indústria dominada por mulheres que são frequentemente emparelhadas com líderes masculinos, diz Peoples.

"Vemos aqueles que são os primeiros a adotar, que estão a ter um sucesso estrondoso, que estão em parceria com executivos verdadeiramente capacitantes, e que conseguem fazer todas estas coisas", diz. "E depois vemos o outro lado disto, em que, literalmente, dizem aos assistentes: 'Não és suficientemente inteligente para estar na sala. Traz-me apenas o meu café'."

Com uma formação eficaz em IA, Peoples diz que os assistentes podem "encontrar a sua voz" e "ter um maior impacto para que estejam protegidos contra o que vai acontecer à medida que a IA agente se torna mais comum e mais facilmente acessível". 

Esta história foi originalmente publicada no Fortune.com